Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Webanwendung "Nebenkosten-Check-Tool".

Verantwortlicher

Tobias Meinhardt
Anschrift: Lippstraße 11, 72108 Rottenburg am Neckar
E‑Mail: info@tobiasmeinhardt.de
Telefon: +4917677917719

Datenschutzbeauftragter

siehe oben

Welche Daten verarbeiten wir?

• Account‑Daten: Benutzername, Passwort‑Hash, Datum der Kontoerstellung.
• Hochgeladene Dateien: Nebenkosten‑PDFs, Dateiname, Upload‑Zeitpunkt; diese werden zur Analyse gespeichert.
• Analyseergebnisse: Abgeleitete Metriken (€/m²), erkannte Positionen, Summenprüfung, ermittelte Salden (Nachzahlung/Rückzahlung), Flags/Empfehlungen.
• Technische Daten: IP‑Adresse, Zeitstempel, User‑Agent, Server‑Logs (Sicherheits‑/Betriebszwecke).
• Benchmarks: CSV‑Daten, die Administratoren hochladen (werden in der DB gespeichert).

Wozu verarbeiten wir diese Daten?

• Bereitstellung und Betrieb der Anwendung (Authentifizierung, Accountverwaltung).
• Analyse der hochgeladenen Nebenkosten‑Abrechnungen und Bereitstellung der Ergebnisse.
• Persistenz der Ergebnisse für Reporting, Verlauf und Exportfunktionen.
• Sicherheits‑ und Betriebszwecke (Schutz vor Missbrauch, Debugging, Backups).

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Bereitstellung des Dienstes, Analyse der Dokumente).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse (Betriebssicherheit, Qualitätssicherung, Abwehr von Missbrauch).
• Soweit erforderlich, erfolgt die Nutzung von Cookies/Tracking nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Speicherdauer

Die Speicherdauer variiert je nach Datenkategorie und rechtlichen Pflichten. Beispielhafte Fristen (bitte anpassen):

• Accountdaten: bis zur Löschung des Accounts.
• Hochgeladene PDFs & Analyseergebnisse: standardmäßig 3 Jahre, sofern nicht früher gelöscht.
• Server‑Logs: 30–90 Tage, außer bei Sicherheitsvorfällen.

Empfänger / Weitergabe

Empfänger Ihrer Daten können sein:

• Systemadministratoren (Zugriff auf Uploads/Analysen für Betriebszwecke).
• Hosting‑/Cloud‑Provider (DB, Storage) — verarbeiten im Auftrag des Betreibers.
• Externe APIs oder Dienste, wenn Sie diese Funktionen aktivieren (z. B. Benchmark‑Imports).

Übermittlung in Drittländer

Standardmäßig erfolgt keine systematische Übermittlung in Drittländer. Bei Nutzung externer Dienste ist die Rechtslage zu prüfen (ggf. Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss).

Cookies

Die Anwendung nutzt sessionbasierte Cookies für die Authentifizierung. Optional eingesetzte Tracking‑Cookies werden nur nach Einwilligung gesetzt.

Sicherheit

Technische und organisatorische Maßnahmen umfassen u. a. TLS (HTTPS), Passwort‑Hashing, Zugriffsbeschränkungen, Backups und Monitoring. Vollständige Maßnahmen sollten in einem internen Sicherheitskonzept dokumentiert werden.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Anwendung erstellt algorithmische Auswertungen (z. B. Abweichungsbewertungen). Diese dienen Informationszwecken; es werden keine rechtlich verbindlichen automatisierten Entscheidungen getroffen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter info@tobiasmeinhardt.de.

Löschung / Backups

Gelöschte Daten werden in aktiven Systemen entfernt; in Backups können Daten für einen kurzen Zeitraum vorhanden bleiben. Backups werden gemäß interner Fristen gelöscht.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung bei Bedarf an. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Seite.

Kontakt

Kontaktieren Sie uns für Datenschutzanfragen: info@tobiasmeinhardt.de

Hinweis: Diese Vorlage ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie die finale Version durch eine juristische Fachperson prüfen und tragen Sie konkrete Betreiber‑/Frist‑Angaben ein.